La produttività è un concetto di cui spesso si abusa. In modo molto semplice si può definire come il rapporto tra quanto si produce (il risultato) e quanto serve per produrre (i mezzi).
Aumentare la produttività in azienda è il sogno dell’imprenditore e l’obbligo del manager. Non ci sono formule magiche. Non si può pensare di aumentare la produttività senza una piena consapevolezza dei processi produttivi, che andranno adattati al contesto in cui si opera.
Per migliorare i risultati è necessario prima di tutto individuare i colli di bottiglia, le ridondanze, gli sprechi. Dal punto di vista organizzativo l’azienda deve essere pronta al cambiamento, flessibile. Cosa che è tutta il contrario dal ridurre le tutele e offrire contratti peggiori ai dipendenti. Anzi. Un precario non si sentirà coinvolto nella visione aziendale, non vedrà la necessità di fare sacrifici. Il coinvolgimento genera risultati migliori della paura. Spiegate, parlate. Ogni azienda è un mondo a sé, è vero. Tuttavia è possibile individuare alcune tecniche di facile attuazione che possono essere applicate trasversalmente a diversi settori e aree funzionali.
Il primo consiglio e forse il più importante è applicabile sia a se stessi che al proprio team di lavoro. L’idea è di Ivy Ledbetter Lee, pubblicitario statunitense considerato tra i padri delle pubbliche relazioni, e consiste nel creare un elenco di priorità.
Quindi, appena arrivate in ufficio, ogni mattina, prima di iniziare qualsiasi attività, fate il punto delle cose da fare. Segnatele su un foglio in ordine di priorità. Non fatevi distrarre. Spuntate le attività che completate. Se non riuscite a concludere gli ultimi punti nella giornata, metteteli in cima alla lista del giorno successivo.
Per i più tecnologici, per gestire le priorità suggeriamo Plancake, un gestore di attività opensource e web based. Per chi ha un iPhone, è disponibile PriorityList, una app apposita (a pagamento).
Per incrementare la produttività è necessario valorizzare la collaborazione. Favorite lo scambio di idee, create un clima sereno, lanciate sfide possibili da raggiungere, spiegate perché gli obiettivi devono essere raggiunti. Identificate obiettivi primari, imprescindibili, e focalizzatevi su quelli. Date dei premi. Motivate le persone. Individuate le competenze di ciascuno e sfruttatele. Ricordatevi che non necessariamente sono quelle del ruolo che ricopre. Aggiornatevi professionalmente. Leggete il possibile.
Non rispondete a tutte le e-mail. Non fatevi schiacciare da chi urla di più. Valutate serenamente le urgenze e gli allarmi, vi accorgerete che molti di questi sono solo presunti. Se non lo fate rischiate di correre dietro a chi si fa più sentire invece che a chi ha davvero necessità di intervento.
Adottate il “metodo del dottore”. Prima un paziente, poi un altro. Prima finite un lavoro, poi iniziate il successivo. Che sia e-mail, documento, codice da sviluppare. Datevi dei tempi. Rispettateli. Cercate di scrivere documenti al mattino, quando siete più freschi. Lasciate la sera per lavori a basso rischio. Non abbrutitevi con tredici ore di lavoro senza interruzioni. Sarete meno brillanti e in ultima analisi meno produttivi.
Riducete al minimo indispensabile le riunioni, stabilite uno stato di avanzamento lavori con il team di lavoro a cadenza (preferibilmente) settimanale. Non gestite le comunicazioni via e-mail. Parlate di persona. Se non è possibile, usate il telefono. Solo in un secondo momento formalizzate quanto vi siete detti inviando una e-mail. Eviterà i fraintendimenti e i fraintendimenti generano lavoro da rifare, abbassano la produttività.
Se siete in un open space e avete bisogno di concentrazione, mettevi le cuffie e ascoltate musica classica. Non fatevi interrompere. Se dovete finire un lavoro, finitelo. Premiatevi quando raggiungete un obiettivo. Diventare più produttivi sarà un vantaggio per voi prima di tutto. Se non vi premierà l’azienda in cui lavorate, troverete più facilmente un altro lavoro, sarete più appetibili sul mercato.
Ivan Libero Lino
WeWrite, anno III, n.9, settembre 2012
